Archivage intelligent des documents
Rangez vos fichiers sans les perdre.
Dans la vie quotidienne ou professionnelle, nous avons tous des documents que nous n’utilisons plus souvent, mais que nous devons garder “au cas où”. Des contrats anciens, des factures clôturées, des dossiers terminés… Et pourtant, on ne veut pas les supprimer définitivement.
C’est là que l’archivage entre en jeu. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez mettre de côté vos documents inactifs tout en les gardant en sécurité et accessibles.
✅ À quoi ça sert concrètement ?
Imaginons que vous ayez un vieux contrat signé il y a 3 ans. Vous n’en avez plus besoin au quotidien, mais il faut quand même le garder pour des raisons administratives.
Avec DocuSmart, vous pouvez l’archiver. Cela veut dire qu’il ne polluera plus votre espace de travail actif, mais il restera bien rangé et consultable.
Principales fonctionnalités de l’archivage
Archivage sécurisé
Les documents archivés sont stockés dans une zone dédiée, bien séparée de vos fichiers actuels. Ils restent totalement accessibles, mais ne vous encombrent plus.
Restauration facile
Besoin de retrouver un document archivé ? En un seul clic, vous pouvez le remettre dans vos fichiers actifs et le retravailler comme avant.
Suppression définitive (optionnelle)
Quand un document n’est plus du tout utile (par exemple après les délais légaux de conservation), vous pouvez choisir de le supprimer définitivement de l’archive.
Organisation propre et efficace
Grâce à l’archivage, votre espace de travail reste clair. Vous ne voyez que les documents dont vous avez vraiment besoin en ce moment.
Exemple de la vraie vie :
Vous avez un dossier fiscal de 2020.
Vous l’archivez en 2024, car il n’est plus utile au quotidien.
Si besoin, vous le réactivez pour une vérification ou une copie.
En 2027, vous pouvez le supprimer définitivement.
✅ En résumé :
