Fonction « Envoyer par e-mail »

Fonction « Envoyer par e-mail »

Fonction « Envoyer par e-mail » : Gagnez du temps et envoyez vos documents en toute simplicité

Imaginez que vous devez envoyer un contrat, une facture ou tout autre fichier à un collègue, un client ou un partenaire. Normalement, vous devriez télécharger le fichier sur votre ordinateur, ouvrir votre boîte mail, créer un message, ajouter le fichier en pièce jointe, puis envoyer.

Avec cette fonctionnalité, tout cela devient instantané.

✅ Qu’est-ce que c’est ?

C’est une option intégrée dans le système de gestion documentaire qui vous permet d’envoyer un document par e-mail directement depuis la plateforme, sans téléchargement.

À quoi ça sert ?

• À gagner du temps (plus besoin d’ouvrir votre messagerie).
• À éviter les erreurs (vous êtes sûr d’envoyer le bon document).
• À garantir la sécurité et la traçabilité de chaque envoi.

✅ Fonctionnalités principales :

1. Envoi d’e-mails depuis le système

Vous pouvez sélectionner un document dans la plateforme et cliquer sur "Envoyer par e-mail". Il vous suffit d’entrer l’adresse du ou des destinataires.

2. Contenu de message personnalisable

Avant l’envoi, vous pouvez :

• Rédiger un objet clair (ex. : “Contrat à signer”).
• Ajouter un message personnalisé dans le corps de l’e-mail.

3. Pièce jointe automatique ou lien sécurisé

• Le document peut être joint automatiquement à l’e-mail.
• Ou, pour plus de sécurité, vous pouvez envoyer un lien sécurisé que seul le destinataire pourra utiliser pour consulter ou télécharger le fichier.

4. Traçabilité via la piste d’audit

Chaque envoi est enregistré dans un journal d’activités :

• Vous savez qui a envoyé quoi, à qui, et quand.
• Pratique en cas de vérification ou de besoin de preuve d’envoi.

✅ Pour vous, citoyen lambda :

Vous n’avez pas besoin d’être informaticien. Voici ce que cela change pour vous :

•  Vous envoyez vos documents en 3 clics.
• Vous gardez le contrôle sur ce que vous envoyez et à qui.
• Vous avez une preuve d’envoi, toujours visible.