Automatisez vos processus documentaires avec DocuSmart

Automatisez vos processus documentaires avec DocuSmart

Moins de tâches manuelles, plus d’efficacité

Imaginez un bureau où chaque document suit automatiquement le bon parcours : il passe du secrétariat au responsable, puis à la direction, et enfin à l’archivage, sans que personne n’ait à l’envoyer manuellement à chaque fois.

C’est exactement ce que permet l’automatisation du flux de travail dans DocuSmart.

Qu’est-ce qu’un flux de travail automatisé ?

Un flux de travail, c’est simplement le chemin qu’un document doit suivre dans votre entreprise : par exemple, une facture est reçue, transmise à la comptabilité, validée par un responsable, puis archivée.

Avec DocuSmart, tout cela peut être automatisé grâce à des règles simples. Vous définissez les étapes une seule fois, et le système s’occupe du reste.

Ce que vous pouvez faire avec cette fonctionnalité :

• • Créer vos propres circuits : Adaptés à vos besoins, selon votre activité (RH, comptabilité, direction, etc.)
• • Automatiser les tâches répétitives : Plus besoin d’envoyer des rappels ou des emails manuels
• • Attribuer automatiquement des tâches aux bonnes personnes
• • Changer automatiquement l’état d’un document (ex. : de “en cours” à “validé”) dès qu’une étape est franchie
• • Être notifié quand c’est à votre tour d’intervenir
• • Suivre tout en temps réel : Vous voyez où en est chaque document, qui a fait quoi, et quand

 Exemple concret :

Prenons un contrat fournisseur :
1. Il est déposé par le service Achats
2. DocuSmart l’envoie automatiquement au Responsable juridique
3. Une fois validé, il passe au Directeur pour signature
4. Ensuite, il est archivé automatiquement, et un rappel est programmé avant sa date d’expiration

Aucune intervention manuelle entre les étapes. C’est fluide, rapide, traçable.

Résultats pour vous :

• • Moins d’erreurs humaines
• • Moins de paperasse à gérer
• • Un gain de temps considérable
• • Une meilleure organisation
• • Des procédures respectées à la lettre

Pour qui ?

Tout le monde y gagne :
• Les employés, car tout est clair et automatisé
• Les managers, car le suivi est simplifié
• L’entreprise, qui gagne en efficacité et en conformité